pola manajemen koperasi

POLA MANAJEMEN KOPERAASI

A.   Penegertian Manajemen dan Perangkat Organisasi

Menurut James A.F Stoner mengemukakan bahwa manajemen dapat diberi batasan sebagai proses perencanaan,pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengendalian, sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan.

a)      Perencanaan 

Dalam batang tubuh pengetahuan manajemen, perencanaan merupakan otot dan urat, yaitu bagian dari pengolahan yang menimbulkan gerakan ke arah yang diinginkan. Perencanaan dapat didefenisikan sebagai pemikiran yang mengarah ke masa depan yang menyangkut rangkaian tindakan berdasarkan pemahaman penuh terhadap semua faktor yang terlibat dan diarahkan kepada sasaran khusus.

Ada enam langkah dalam proses perencanaan :

Ø  Mengumpulkan fakta dan informasi yanng berkaitan dengan situasi

Ø  Menganalisis situasi dan masalah yang terlibat

Ø  Memperkirakan (forecasting) perkembangan pada masa yang akan datang

Ø  Menetapkan tujuan dan hasil, sebagai patokan untuk sasaran yang akan dicapai

Ø  Mengembangkan alternatif sebagai arah tindakan dan memilih alternatif yang paling sesuai

Ø  Mengevaluasi kemajuan dan mencocokkan kembali pandangan seseorang serentak dengan berlanggsungnya perencanaan

b)      Pengorganisasian

Pengorganisasian  adalah proses manajerial yang berkelanjutan. Ketika teknologi berubah, organisasi dapat berubah, demikian pula dengan lingkungan organisasi, sehingga menejer harus menyesuaikan strategi yang telah disusun, agar tujuan dapat dicapai secara efektif dan efisien. Demikian pula halnya dengan struktur organisasinya, disesuaikan dengan perubahan lingkungan yang terjadi sehingga tujuan dari organisasi dapat di capai.

Pengorganisasian merupakan langkah atau usaha untuk :

Ø  Menentukan struktur

Ø  Menentukan pekerjaan yang harus dilaksanakan

Ø  Memilih, menempatkan dan melatih karyawan

Ø  Merumuskan garis kegiatan

Ø  Membentuk sejumlah hubungan di dalam organisasi dan kemudian menunjuk stafnya.

c)      Pengarahan

Pengarahan meliputi usaha untuk memimpin , mengawasi, memotivasi, mendelegasikan dan menilai mereka yang anda manajemeni. Maka, menejer berkewajiban mengarahkan dan mengawasi agar usaha dari setiap individu di fokuskan untuk mencapai sasran bersama organisasi. Pengarahan merupakan jantung darp proses manajemen dan harus didasarkan pada rencana organisasi yang baik, yang menentukan tanggung jawab, wewenang, dan evaluasi.

Fungsi dari pengarahan yaitu sebagai tugas untuk membuat organisasi tetap hidup, untuk menciptakan kondisi yang menumbuhkan minat kerja, kekuatan untuk bertindak, pemikiran yang imajinatif dan kelompok kerja yang berkelanjutan. Tujuan ini dapt dicapai dengan mutu kepemimpinan yang ditunjukkan oleh menejer.

d)     Pengkoordinasian

Koordinasi merupakan daya upaya untuk mensinkronkan dan menyatukan tindakan-tindakan sekelompok manusia. Koordinasi merupakan otak dalam batang tubuh darin keahlian menejemen. Jika, menejer menemukan kesulitan yang berlanjut dalam koordinasi, dia harus mencurigai kelemahannprogram perencanaan, pengorganisasian dan pengarahan.

e)      Pengendalian

Penegendalian merupakan pelengkap dari empat fungsi lainnya. Pengendalian meluruskan keputusan yang salah, hal-hal yang tidak diharapkan dan dampak dari perubahan. Pengendalian yang tepat memberikan informasi yang diperlukan dan waktu untuk memperbaiki rencana organisasiyang telah salah arah. Menejer biasa menjadi sadar akan titik-titik lemah dalam pengorganisasian, pengarahan dan pengkoordinasian usaha-usaha bisnis melalui penggunaan pengendalian secara tepat dan terarah.

Menurut UU No. 12/1967 tentang pokok-pokok perkoperasian pasal 19, alat perlengkapan organisasi koperasi terdiri dari rapat anggota, pengurus dan badan pemeriksa. Sedangkan menurut UURI No. 25/1992 tentang perkoperasian pasal 21 dinyatakan bahwa perangkat organisasi koperasi terdiri dari rapat anggota, pengurus, dan pengawas.

Jadi, baik menurut UU No.12/1967 maupun UURI No. 25/1992, pengolahan atau menejer tidak dimasukkan dalam perangkat organisasikoperasi. Hal ini, bisa dipahami mengingat adanya unsur demokrasi koperatif yang terkandung dalam koperasi yaitu bahwa kendali dan tanggung jawab dari pengelola koperasi itu berada ditangan para anggotanya, sedangkan manejer bukan merupakan anggota koperasi. Tetapi, dengan menunjuk kepada asas manejer bagi keberhasilan usaha, maka wajar jika manejer itu kita masukkan sebagai salah satu komponendari manajemen koperasi.

B.     Rapat Anggota

Rapat anggota merupakan suatu kesempatan bagi pengurus untuk melaporkan kepada para anggota tentang kegiatan-kegiatan selama tahun yang lalu. Bersama-sama dengan anggota menelaah rencana kerja tahun mendatang untuk meningkatkan kemajuan usaha koperasi.

Keputusan rapat anggota diambil berdasarkan musyawarah untuk mencapai mufakat. Apabila tidak diperoleh keputusan dengan cara musyawarah, maka pengambilan keputusan dilakukan berdasarkan suara terbanyak.

Menurut UURI No. 25/1992 pasal 23, rapat anggota menetapkan :

Ø  Anggaran dasar

Ø  Kebijakan umum dibidang organisasi, manajemen, dan usaha koperasi

Ø  Pemilihan, pengangkatan, pemberhentian pengurus dan pengawas

Ø  Rencana kerja, rencana anggaran pendapatan dan belanja koperasi serta pengesahan laporan keuangan

Ø  Pengesahan pertanggungjawaban pengurus dalam pelaksanaan tugasnya

Ø  Pembagian sisa hasil usaha

Ø  Penggabungan, peleburan, pembagian dan pembubaran koperasi

Rapat anggota diadakan paling sedikit diadakan sekali dalam satu tahun, sehingga sering disebut rapat anggota tahunan (RAT). Apabila keadaan mengharuskan adanya keputusan segera demi demi kepentingan bersama dalam koperasi, maka dapat dilakukan rapat anggota luar biasa (RALB). Alasan utama dilakukannya RALB adalah apabila anggota menilai bahwa pengurus telah melakukan kegiatan yang bertentangan dengan kepentingan koperasi dan menimbulkan kerugian terhadap koperasi.

C.    Pengurus

Pengurus merupakan perangkat organisasi koperasi setingkat dibawah rapat anggota. Pengurus mempunyai kewenangan untuk mewakili koperasi sebagai badan hukum.

Pengurus dipilih dari dan oleh anggota koperasi dalam rapat anggota, untuk masa jabatan lima tahun. Anggota pengurus yang telah habis masa jabatannya dapat dipilih kembali.

Syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk mengangkat anggota menjadi pengurus :

Ø  Mempunyai sifat jujur dan terampil bekerja

Ø  Mampu dan cakap untuk mengambil keputusan bagi kepentingan organisasi

Ø  Mampu bekerja sama dengan anggota pengurus yang lain sebagai sebagai sebuah tim kerja dan mendukung keputusan yang diambil dengan musyawarah untuk mufakat/suara terbanyak

Ø  Tidak memberi keistimewaan khusus bagi diri sendiri, saudara atau kawan-kawannya

Ø  Tidak memperbincangkan dengan pihak luar persoalan yang sifatnya rahasia dengan puhak luar

Ø  Mempunyai pikiran yang maju agar dapat membantu mengembangkan koperasi

Ø  Mempunyai pengetahuan dan pengalaman tentang organisasi koperasi

Ø  Menyediakan waktu untuk menghadiri rapat pengurus

Mengenai tugas dan wewenang pengurus telah dijelaskan secara rinci dengan ketentuan UURI No. 25 tahun 1992 pasal 30. Dalam pasal 30 ayat 1 dijelaskan tugas pengurus, sebagai berikut :

Ø  Mengelola koperasi dan usahanya

Ø  Mengajukan rancangan rencana kerja serta rancangan rencana anggaran pendapatan dan belanja koperasi

Ø  Menyelenggarakan rapat anggota

Ø  Mengajukan laporan keuangan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas

Ø  Memelihara daftar buku anggota dan pengurus

Dalam pasal 30 ayat 2dijelaskan dengan rinci mengenai wewenang pengurus :

Ø  Mewakili koperasi didalam dan di luar pengadilan

Ø  Memutuskan penerimaan dan penolakan anggota baru serta pemberhentian anggota sesuai dengan ketentuan dalam anggaran dasar

Ø  Melakukan tindakan dan upaya bagi kepentingan dan kemanfaatan koperasi dengan tanggungjawabnya dan keputusan rapat anggota

Sebagai perangkat organisasi yang diberi wewenang untuk melakukan tindakan dan upaya hukum dan untuk atas nama koperasi yang bersangkutan. Pengurus bertanggung jawab mengenai segala kegiatan pengelolaan koperasi dan usahanya kepada rapat anggota atau rapat anggota luar biasa. Jika, koperasi menanggung kerugian, maka sesuaia ketentuan pasal 34 UURI No.25/1992, pengurus, baik bersaama-sama maupun sendiri-sendiri menanggung kerugian yang dideritakoperasi karena tindakan yang dilakukan dengan kesenjangan atau kelalaiannya.

D.    Pengawas

Pengawas dalam koperasi merupakan perangkat organisasi koperasi yang dipilih dari dan oleh anggota koperasi dalam rapat anggota. Pengawas bertanggung jawab kepada rapat anggota. Persyaratan untuk dapat dipilih dan di angkat sebagai anggota pengawas ditetapkan dalam anggaran dasar.

Sebagai anggota pengawas, tidak dapat merangkap jabatan sebagai pengurus, sebab kedudukan dan tugas pengawas adalah mengawasi pelaksanaan tugas ke pengurusan yang dilakukan oleh pengurus. Apabila terjadi perangkapan jabatan, maka laporan hasil pengawasan yang telah dilakukan diragukan obyektivitasnya.

Peranan pengawasan yang dilakukan pengawas adalah sebagai berikut :

Ø  Memberikan bimbingan kepada pengurus, karyawan, ke arah keahlian dan keterampilan

Ø  Mencegah pemborosan bahan, waktu, tenaga dan biaya agar tercapai efisiensi perusahaan koperasi

Ø  Menilai hasil kerja dengan rencana yang sudah ditetapkan

Ø  Mencegah terjadinya penyelewengan

Ø  Menjaga tertib administrasi secara menyeluruh

Dalam pasal 39 ayat 1 UURI/1992 mengenai tugas pengawas :

Ø  Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijaksanaan dan pengelolaan koperasi

Ø  Membuat laporan tertulis tentang hasil pengawasan

Dalam pasal 39 ayat 2 menjelaskan tentang wewenang pengawas :

Ø  Meneliti catatan yang ada pada koperasi

Ø  Mendapatkan segala keteranganyang diperlukan

E.     Manajer

Manajer dapat diklasifikasikan menurut tingkatannya dalam organisasi atau menurut ruang lingkup kegiatan yang dikelola manaje. Terdapat tiga tingkatan manajemen, sebagai berikut :

1)      Manajemen puncak

Manajemen puncak bertanggung jawab langsung kepada pengurus. Ia bertanggungjawab atas manajemen biadang usaha dari koperasi secara menyeluruh. Dalam perusahaan swasta yang besar, mereka disebut juga chieft Executive Officer (CEO).

2)      Manajemen menengah

Manajer menengah ini memberi pengarahan-pengarahan kegiatan kepada manajer bawahan atau dalam hal tertentu bisa juga kepada karyawan-karyawan operasional. Jika manajer puncak menetapkan kebijaksanaan-kebijaksanaan operasional dan pemecahan masalah lingkungan organisasi maka manajer/ manajemen menengah bertanggung jawab terhadap implementasi kebijaksanaan organisasi.

3)      Manajemen lini pertama/bawahan

Manajer lini pertama ini bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain (bawahannya) dan memberikan pengarahan kepada mereka.

Tugas dan kewajiban manajer dapat dijabarkan sebagai berikut :

Ø  Memimpin kegiatan usaha yang telah digariskan oleh pengurus

Ø  Mengangkat/ memberhentikan karyawan koperasi atas kuasa dan persetujuan pengurus

Ø  Membantu pengurus dalam menyusun anggaran belanja dan pendapatan koperasi

Ø  Melaporkan secara teratur kepada pengurus tentang pelaksanaan tugas yang diberikan dan jika perlu dapat memberikan saran perbaikan / peningkatan usaha yang dilakukan

Ø  Mempertanggungjawabkan mengenai pelaksanaan tugas kepada pengurus koperasi

F.    Pendekatan Sistem Pada Koperasi

Menurut Draheim koperasi mempunyai sifat ganda yaitu:

Ø  organisasi dari orang-orang dengan unsure eksternal ekonomi dan sifat-sifat social

Ø  perusahaan biasa yang harus dikelola sebagai layaknya perusahaan biasa dalam ekonomi pasar (pendekatan neo klasik)

Interprestasi dari Koperasi sebagai Sistem

Kompleksitas dari perusahaan koperasi adalah suatu sistem yang terdiri dari orang-orang dan alat-alat teknik. Sistem ini dinamakan sebagai Socio technological system yang selanjutnya terjadi hubungan dengan lingkungan sehingga dapat dianggap sebagai sistem terbuka, sistem ini ditujukan pada target dan dihadapkan dengan kelangkaan sumber-sumber yang digunakan.

Cooperative Combine

·         System sosio teknis pada substansinya, sistem terbuka pada lingkungannya, sistem dasar target pada tugasnya dan sistem ekonomi pada penggunaan sumber-sumber.

·         Semua pelaksanaan dalam keseluruhan kompleks dan pengaruh eksternal, dipengaruhi oleh hubungan sistem, demikian juga dilihat dari sudut pandang ekonomi, tidak cukup hanya melaksanakan koperasi secara ekonomis saja, tetapi juga berhubungan dengan hubungan antar manusia dalam kelompok koperasi dan antara anggota tetapi juga berhubungan dengan hubungan antar manusia dalam kelompok koperasi dan antara anggota dengan manajemen perusahaan koperasi dalam lapangan lain. Contoh Cooperative Interprise Combine: Koperasi penyediaan alat pertanian, serba usaha, kerajinan, dan industri. Tugas usaha pada Sistem Komunikasi (BCS)

Sumber :

Muhammad Firdaus dan Agus Edhi Susanto, 2002, Perkoperasian Sejarah,Teori dan Praktek, Penerbit Ghalia Indonesia, Jakarta